Программа добавлена в заказ
Для отправки заявки перейдите в раздел ЗАКАЗ
 
Спасибо!
За Вашим электронным адресом закреплена скидка 10%.
 



 
Должностная инструкция офис-менеджера




Скачать программу "Отдел Кадров Плюс"


УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                        Генеральный директор

                                                                                                        ЗАО «Красные пятки»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                                             __________К.П. Краснопятов                                                      

          «__» ___________ 2004 г.

__.__.2004 г.       

 

офис-менеджера

 

 

  1. 1.      Общие положения

 

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

-    законодательными актами РФ;

-    Уставом Компании;

-    Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

-    Положениями об отделах Компании;

-    приказами руководства;

-    нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-    настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

-   организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

-   положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

-   функции и задачи подразделений Компании;

-   функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

-   свои функциональные обязанности и права;

-   свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

  1. 2.      Должностные обязанности

 

Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

  1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1.           Документационное обеспечение управления:

-                     приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

-                     фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

-                     работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

-                     работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

-                     организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

-                     работа с исходящей корреспонденцией (письма,  факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

-                     ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

-                     оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

-                     по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

-                     по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

-                     по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

-                     формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2.           Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3.           Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4.           Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5.           Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

  1. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1.           Заказ воды по мере необходимости.

2.2.           Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3.           Осуществление подписки на периодические издания.

2.4.           Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5.           Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3.    Координирует  и контролирует работу:

- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

- курьеров;

- уборщицы.

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять  распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных  специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

 

  1. 3.      Права

 

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

 

  1. 4.      Ответственность

 

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

 

 

 

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт:                                                                                                  /______________/

                                                                                                           «__» _________200     

Начальник отдела кадров:                                                                               /______________/                                                

                                                                                   



Все должностные инструкции


Обзоры
Новости


Скачать бесплатную версию











ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС - удобная программа для отдела кадров. Программа позволяет значительно повысить скорость работы отдела кадров. Эффект от использования программы в работе отдела кадров высок для предприятий с различной численностью сотрудников. Внедрение   программы существенно снижает время, необходимое на обработку     информации и оформление кадровых приказов и документов.
Есть множество программ, заявленных помочь работе отдела кадров. Некоторые из них вышли из бухгалтерских систем, другие из правовых юридических справочников. Но только ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС единственный программный продукт, который изначально создавался  для специалистов отдела кадров и воплотил в себе их пожелания.