|
 Кадровый учет — это регламентируемая законом работа по регистрации, учёту и контролю движения сотрудников организации. Кадровое делопроизводство подразумевает документальное оформление личных карточек, приказов приёма, перевода и увольнения сотрудников, больничных листов, командировок и прочих кадровых приказов, а также графика работ и табеля учета рабочего времени, отпусков, личных карточек и формирование отчетов.
Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку.
Существенным преимуществом для организации кадрового учета в любой организации является применение удобной и простой программы, к которой относится программный продукт «Отдел Кадров Плюс». Можно выработать различные сценарии применения программы исходя из уровня компетенции сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство и масштабов организации.
Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 3-х вариантов применения программы:
- Базовый сценарий применения;
- Комплексный сценарий применения;
- Максимальный сценарий применения.
Данное разделение условно и может рассматриваться как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.
 1. БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ
В большом количестве организаций персональные данные работников до сих пор хранятся в виде файлов Word, Excel и сканированных документах. Причем все эти файлы могут быть «разбросаны» по папкам, без какой либо логики и структурирования. Документы с персональными данными включают: анкеты, автобиографии, а также копии документов, хранящиеся в личном деле работника, например: удостоверения личности (паспорт), документы воинского учета, документы обязательного пенсионного страхования, свидетельства о заключении брака, рождении детей, документов об образовании.
Помимо персональных сведений, многие организации до сих пор формируют и хранят кадровые приказы в файлах Word и Excel. От этой привычки сложно избавиться, так как может показаться, что это наиболее простой способ ведения кадрового учета в плане создания приказов - копируй файлы Word и Excel в разные папки по сотрудникам и меняй содержимое приказов под новые ФИО и сведения. Но давайте задумаемся на минуту, а если количество сотрудников десятки и сотни ? Это означает, что десятки и сотни папок хранят в открытом (не безопасном виде) персональные сведения и кадровые приказы. А как быть с поиском нужного документа за определенный период ?
Наиболее эффективным решением для выхода из данной ситуации – применение специальной кадровой программы. И начать внедрение программы можно с «базового уровня применения», который потребует минимальных затрат времени всего в два этапа:
1 ЭТАП: Внесение персональных данных сотрудников с соответствующими файлами в т.н. «личные карточки»;
2 ЭТАП: Перенос существующих файлов по приказам (Word, Excel, PDF и сканы) в «личные карточки». Данные файлы будут привязаны к своему сотруднику и его уникальным идентификаторам (табельный номер, паспорт, СНИЛС).
В итоге «базовый сценарий программы» позволит создать единый безопасный электронный архив сотрудников с хранением файлов в одном месте с быстрым поиском по единому реестру (таблице) личных дел. Причем это не потребует затрат времени на обучение, так как ключевым преимуществом программы «Отдел Кадров Плюс» является простота и удобство. Это позволяет приступить к созданию «личных карточек» через несколько минут после скачивания и установки.
 2. КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ
В дополнение к быстрому формированию единого реестра личных дел сотрудников с файлами, на практике, возникает потребность автоматического формирования шаблонов трудовых договоров (включая дополнительные соглашения) и кадровых приказов с возможностью ведения общего журнала приказов с быстрым поиском по ФИО или типу приказов. Здесь на помощь также приходит программа для кадрового учета.
В итоге затратное по времени формирование множества приказов в Wordи Excelпо десяткам и сотням сотрудников, заменяется формированием нужно документа за несколько секунд в два-три клика мышью. Причем создается не пустой бланк приказа, а документ для печати, который автоматически выводит сведения в шаблон выбранного типа приказа. Все созданные приказы формируют единый общий журнал(реестр) кадровых приказов, который позволяет быстро найти нужный документ и при необходимости распечатать его из архива приказов в любой момент.
Таким образом, «комплексный сценарий» применения программы «Отдел Кадров Плюс» достигает двух ключевых целей:
- Формирование единого безопасного электронного архива личных дел сотрудников с хранением файлов в удобном дружелюбном интерфейсе;
- Формирование общего журнала кадровых приказов и документов с удобным поиском и возможностью вывода на печать приказа за любую дату.
Программа «Отдел Кадров Плюс» включает в себя возможность автоматического формирования более 100 кадровых приказов (включая собственные шаблоны пользователей).
 3. МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ
В дополнение к перечисленным выше «реестрам личных дел сотрудников» и «общему журналу приказов», кадровый учет также включает в себя следующие задачи:
- Формирование отчетов (как внутренних, так и «внешних» для сдачи в государственные органы, например ЕФС-1 разделы 1.1 и 1.2 СЗВ-ТД / СЗВ-стаж);
- Формирование графиков работ и табелей учета рабочего времени подробнее;
- Контроль стажа;
- Медосмотры и охрана труда подробнее;
- Работа с кандидатами;
- Контроль различных задач по персоналу (календарь задач и напоминания);
- Учет внештатных сотрудников;
- Учет иностранных работников;
- Тарификация;
- Суммированный учет;
- Воинский учет;
- Прочие задачи кадрового делопроизводства подробнее.
Перечисленный выше набор задач очень трудоемко (а в некоторых случаях не реально) вести без применения специальной программы для кадрового учета «Отдел Кадров Плюс», объединяющей в себе весь кадровый учет в удобном и дружелюбном интерфейсе. «Максимальный сценарий» применения программы позволит в разы уменьшить затраты времени специалиста по кадрам и безопасно вести кадровое делопроизводство.
ИТОГ
Приведенные выше примеры сценарии применения программы «Отдел Кадров Плюс» являются условными. Четкой «границы» между ними нет. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы кадрового учета своей организации и принять решение о том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения.
Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для отдела кадров.
| 
