Особенности графика отпусков

График отпусков относится к локальному нормативному акту организации. Данный документ необходим двум сторонам трудовых отношений: сотруднику и работодателю.  Работник с помощью графика планирует свой отпуск, а работодатель получает предварительную информацию для замены отдыхающих другими сотрудниками и планирования бюджетов на отпускной период.

В соответствии с ч.1 ст.123 ТК, график отпусков утверждается за 2 недели до начала нового календарного года.


Новые сотрудники и отпуск

По закону, новый сотрудник имеет право на отпуск через шесть месяцев работы. Первый отпуск у нового сотрудника может длиться до двух недель. Но возможны случаи, когда по согласованию с работодателем, отпуск можно получить даже авансом.

Учитывая что график отпусков формируется ближе к концу года, то по новым сотрудникам, принятым в новом календарном году, можно составить дополнительный график отпусков и приложить к ранее утвержденному основному графику.

Когда уходить в отпуск ?

Для определения периодов времени для включения в график отпусков необходимо учитывать два ключевых фактора:

-          Личные приоритеты работников;

-          Специфика рабочих процессов.

Например, в строительной сфере, активным рабочим сезоном является лето и желательно нахождение на рабочих местах всех сотрудников. А зимний период времени некритичное время для предоставления отпуска сотрудникам. Также есть периоды времени, вне зависимости от сферы деятельности организации, когда большая часть сотрудников  хочет уйти в отпуск. Например, в период Нового года. В данном случае необходимо уже формировать очередность отпусков для работников. Придется выработать систему справедливых приоритетов, например, в зависимости от выслуги лет и т.п.

 Таким образом формирование графика отпусков – это определенная гарантия сотруднику на согласованный с ним период отпуска в течение года.

Содержимое графика отпусков

Главными сведения в графике отпусков являются:

-          ФИО и должность сотрудника;

-          Периоды отпуска;

-          Продолжительность.

Если за предыдущие периоды остались неиспользованные дни отпуска, то эти дни необходимо учесть в новом графике отпусков на предстоящий год и обязательно отгулять.  Грубым нарушением работодателя будет не включение сотрудника в график отпусков, если конечно работник сам не просит перенести отпуск на будущие годы.

Право сотрудника на перенос отпуска

Работодатель может исключить сотрудника из графика отпусков на предстоящий год, если сотрудник написал заявление на перенос отпуска по семейным обстоятельствам,  а руководитель подписал соответствующий приказ.

Также к обоснованию переноса отпуска по инициативе работника, относятся следующие причины:

- отсутствие своевременного уведомления о начале отпуска;

- отсутствие своевременной выплаты отпускных (за три дня до начала отпуска);

- нетрудоспособность сотрудника, наступившая в период  отпуска.

Все переносы отпуска по работникам сопровождаются соответствующим приказом о переносе отпуска и корректировке графика отпусков.


Исключения

• Работники-совместители.

В соответствии со ст. 286 ТК, по умолчанию отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если по совместительству сотрудник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом.      

Но необходимо понимать, что сотрудник  имеет право по своему желанию взять разные периоды ежегодных отпусков по основной работе и по совместительству. Но эти периоды необходимо заранее согласовать с руководителем для издания соответствующих приказов.

• Сотрудники-мужчины, когда жена ждет ребенка.

В соответствии со ст. 123 ТК сотрудник мужского пола имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск вне зависимости от периода непрерывной работы, если его жена находится в отпуске по беременности и родам.

• Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

В соответствии со ст. 262.2 ТК, родители троих и более детей в возрасте до 12 лет имеют на ежегодный отпуск в удобное для них время (то есть, даже если не отработали 6 месяцев в компании).

• Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Эти категории сотрудников также имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Шаблоны для графика отпусков

На практике применяют бланк графика отпусков по форме Т-7 (Госкомстат от 05.01.2004 №1). Но данный шаблон не является обязательным, организации вправе разработать свой шаблон документа.

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ГРАФИКА ОТПУСКОВ ПО ФОРМЕ Т-7

На этапе планирования отпусков заполняются графы с 1 по 6.   В графу 6 вносится дата начала отпусков.  Графы 7,8,9 заполняются рукописно в течении года по факту ухода сотрудников в отпуск.  В форму Т-7 также можно внести графу  для подписи сотрудника после ознакомления с графиком работ.  Или составляется лист ознакомления в качестве приложения к графику отпусков.

На практике, графики отпусков хранятся в отделе кадров (с копиями в бухгалтерии и у руководителей). Также необходимо направлять уведомление сотрудникам о начале отпуска за две недели до его начала. Данное уведомление должно быть подписано сотрудником. В противном случае, если уведомление было позднее, чем за две недели, сотрудник получает право перенести отпуск на основании письменного заявления.

Штрафы

Отсутствие графика отпусков относится к административным правонарушениям (ст. 5.27 КоАП) , за которые могут вынести предупреждение или штрафы:

-          От 1000 до 5000 рублей на должностных лиц;

-          От 30000 до 50000 рублей для юридических лиц.