|
 После отмены прежних Правил ведения трудовых книжек отпало обязательство для работодателей вести карточки Т-2 с сентября 2021 года. Ранее требовалось фиксировать все изменения по трудовой карточке в документы Т-2 и знакомить сотрудника под роспись с данной личной карточкой (Постановление Правительства 225 от 16.04.2004). В настоящее время применяются Правила в соответствии с Постановлением правительства 320Н от 19.05.2021. В новых правилах нет информации об обязательности ведения личной карточки.
Смена правил не означает автоматически отказ от формы Т-2. Для отмены ведения личной карточки в организации необходимо издать соответствующий приказ о прекращении ведения Т-2 по работникам. Также обновляются все локально-нормативные акты с информацией по Т-2 (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об отпусках могут содержать сведения о ведении личных карточек). Организация обязана исполнять условия своих локальных нормативных актов (статья 22 ТК РФ), и если в них останется требование учитывать Т-2, то государственная инспекция труда может оштрафовать организацию, если она прекратила вести личные карточки (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если вы решили отказаться от ведения Т-2, то обязательно проверьте все свои локальные акты. Стоит отметить, что с обновленной редакцией локальных актов нужно обязательно знакомить сотрудников.
Личная карточка Т-2 продолжает учитываться в организациях
Как показывает статистика 2022-23 годов, многие специалисты отдела кадров продолжают учитывать личные карточки работников Т-2. Некоторые кадровые специалисты видят следующие преимущества ведения форм Т-2:
- В шаблоне личной карточки присутствует отдельный блок, который позволяет вносить сведения по отпускам. Это упрощает учет отпусков.
- В карточке Т-2 хранится личные сведения по сотруднику, включая образование и квалификации. Также хранятся данные по семье и прочие сведения.
- Бумажный вариант карточки Т-2 с подписью сотрудника можно применять как доказательства при спорах между работодателем и сотрудником (например, в случае возникновения разногласия о выполнении обязательств по отпускам). Хотя существующие подписанные приказы на отпуск с ознакомлением сотрудника также является подтверждением и без карточки Т-2.
Если организация продолжает вести личные карточки Т-2 в бумажном виде, то можно использовать Унифицированные формы личной карточки в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В государственных (муниципальных) учреждениях применяют отдельную форму Т-2ГС(МС).
Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2
Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2 для государственных (муниципальных) учреждений
Скачать программу для формирования различных вариантов личных карточек Т-2
На практике многие кадровые специалисты используют собственные измененные шаблоны личных карточек. Это разрешено с 2013 году, так как появилась возможность утверждать свои шаблоны личной карточки и прочих первичных документов (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от 06.12.2011).
В собственном варианте бланка личной карточки можно исключить разделы, которые в организации не заполняются, а также увеличить количество строк нужных разделов (напр., сведения об отпусках). Одновременно разрешается убрать реквизит «подпись работника» там, где подпись сейчас не требуется. Новая форма утверждается приказом работодателя, при этом надо указать, с какого числа будут применяться новые карточки. Прежние карточки Т-2 (до изменений) повторно переписывать в новом шаблоне не требуется.
Воинский учет в личной карточке Т-2
Ранее требовалось заполнять сведения по воинскому учету в личных карточках Т-2( в соответствии с приказом Министра Обороны РФ от 18.07.2014 № 495). Раздел III Положения о воинском учете (постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.) говорит, что воинский учет граждан в организациях осуществляется по документам, перечень, формы, порядок хранения и заполнения которых устанавливаются Минобороны России.
В 2021 году постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 прекратило действовать с 01.09.2021, а новый Порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, не содержит требования дублировать записи в трудовой книжке в личной карточке и знакомить с ними работника под подпись.
В ноябре 2021 года вышел приказ Министра Обороны РФ, который утвердил новую форма карточки воинского учета, (приказ Министра Обороны РФ от 22.11.2021 № 700, вступил в силу с 08.01.2022).
Скачать шаблон Формы № 10 для воинского учета
Срок хранения личных карточек Т-2 и ответственность по ним
В соответствии с Приказом Росархива 236 от 20.12.2019 карточки Т-2 необходимо хранить 50 лет. Если сотрудник был уволен до 19.02.2020, то срок хранения 75 лет (ранее такой срок соответствовал Приказу Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказу Главархива СССР от 15.08.1988).
За ошибки в Т-2, допущенные до отмены личных карточек, ранее могли оштрафовать только в течение года, то есть до 01.09.2022. После отмены Правил 225 у отсутствуют основания для привлечения к ответственности. Вести или не вести Т-2 работодатель решает сам. Инспекции труда больше не контролируют правильность заполнение Т-2.
Так как в личных карточках отражаются персональные данные, необходимо ограничить свободный доступ прочих сотрудников к документам Т-2. Подробнее об информационной безопасности и хранении персональных данных
Заполнение личной карточки Т-2
Хотя личная карточка сотрудника Т-2 уже не обязательный документ, то многие работодатели продолжают их вести. Учет сведений по сотруднику в едином карточке дает определенные преимущества кадровому специалисту. Например, сведения по семье позволят включить детей сотрудника в список получателей подарков или путевок в летние лагеря. Информация о дополнительном образовании и степень знания иностранного языка дают возможность проанализировать компетенции работника и предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже используются как основание для документов на награждение.
Формат шаблона (бланка) личной карточки Т-2
Стандартный шаблон Т-2 включает 4 страницы. Первая и вторая страницы заполняются в процессе оформления работника на должность, сведения в третью и четвертую страницы вносятся в процессе работы сотрудника и оформления ключевых кадровых мероприятий (например переводы, аттестации, отпуска и т.п.).
Верхняя часть (шапка) личной карточки Т-2 включает поля для внесения кодов ОКУД (код самой карточки) и ОКПО (код учреждения). Внесите дату формирования Т-2. Заполните поля: Табельный номер сотрудника. ИНН можно не заполнять (если сотрудник не предоставил ИНН). СНИЛС — страховой номер укажите обязательно. «Алфавит» — введите начальную букву фамилии сотрудника. Характер работы может быть постоянным или временным Вид работы — основная или по совместительству. Укажите пол.
Форма Т-2 содержит 11 подразделов (блоков тематической информации):
- Раздел 1. Общие сведения.
- Раздел 2. Сведения о военном учете. С 2022 года этот раздел в Т-2 не обязателен. Сведения о воинском учёте вносятся в Форму №10 (карточка гражданина, подлежащего воинскому учету). Скачать шаблон Формы № 10 для воинского учета
- Раздел 3. Прием на работу и переводы на другую работу.
- Раздел 4. Аттестация.
- Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка.
- Раздел 7. Награды (поощрения), почетные звания.
- Раздел 8. Отпуск.
- Раздел 9. Социальные льготы.
- Раздел 10. Дополнительные данные.
- Раздел 11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Учет личных карточек Т-2 в электронном виде
Работодатель самостоятельно принимает решение в каком формате вести личные карточки:
- Бумажный формат
- Учет в электронном виде
Роструд разрешает электронный учет Т-2. При этом существующие (прежние) личные карточки в бумажном виде необходимо перевести в архивное хранение. При переходе на электронный формат учета личных карточек, рекомендуется в созданные ранее Т-2 в бумажном виде внести запись «Внесение записей в личную карточку не производится с «___» ____ 20___ г., в связи с переходом на электронный формат. Основание: приказ от …. № ….». Данную запись можно внести н в конце последнего листа Т-2.
Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2
Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2 для государственных (муниципальных) учреждений
Скачать программу для формирования различных вариантов личных карточек Т-2
| 
