Фрилансер, внештатник, самозанятый и риски сотрудничества с ними

В последнее время увеличивается количество внештатных специалистов, с которыми сотрудничают многие организации. Для определения таких работников применяют термины внештатник, самозанятый или фрилансер. Данных работников объединяет одно общее условие –они не являются штатными единицами с официальными трудовыми договорами. Какая разница между данными определениями и с кем выгоднее сотрудничать организациям, разберем в данном обзоре.

Фрилансер (от английского freelancer – свободный художник) – термин, который не имеет юридического основания. Это общее определение физического лица, которое оказывает удаленные услуги и не привязано к одному работодателю. Зачастую, фрилансеры зарегистрированы на т.н. «фриланс сервисах» по поиску исполнителей на разовые работы со стороны заказчиков (юридических лиц, ИП или других физических лиц). В данном случае отношения между исполнителем и заказчиком регулируются данными Интернет-сервисами. Фрилансер относится к общему определению физического лица, который может иметь статус ИП или самозанятого, или исполнять заказы (работы) как внештатный работник без специального статуса.

Внештатный работник (т.н. «внештатник») – данное определение характеризует физическое лицо, с которым организация сотрудничает через договор гражданско-правового характера. Это юридически значимый договор, в котором определяются задания, стоимость и сроки исполнения.

Самозанятый – данным термином описывается физическое лицо, получившее статус плательщик налога на профессиональный доход (НПД).  Самозанятые также относятся к «фрилансерам», то есть они самостоятельно выбирают заказчиков, сами распределяют свое рабочее время. Ключевое отличие «самозанятого» от ««внештатного работника» в том, что самозанятый должен регистрироваться в ФНС как плательщик налога на профессиональный доход. При сотрудничестве с самозанятым также заключают договоры.

Различия при сотрудничестве с самозанятыми и физическими лицами без статуса

Как уже было указано выше, формально все фрилансеры (внештатники) классифицируются на две категории:

- Простые физические лица без получения каких-либо статусов;

- Плательщики налога на профессиональный доход (НПД).

Сотрудничество с фрилансерами, вне зависимости от типа, целесообразно только при разовых (проектных) задачах, не стоит заменять ими штатный персонал для оптимизации налогов на зарплате. Если сотрудничество приобретет признаки трудовых отношений, то ГПХ договор переквалифицируется в трудовое соглашение. В таком случае исполнителя обязаны взять в штат, поэтому нельзя в рамках ГПХ устанавливать оплату зарплаты, строгий график работы на территории заказчика на его оборудовании и т. п.

Сотрудничество с самозанятыми:

• Заказчик (юридическое лицо) не имеет обязательств по налогам при сотрудничестве с самозанятым. Но все расходы на оплату труда самозанятого необходимо подтверждать документами для бухгалтерского учета.
• Самозанятый самостоятельно оплачивает налоги со своих доходов.

Налог на профессиональный доход — это специальный налоговый режим для самозанятых граждан, который можно применять с 2019 года. Действовать этот режим будет в течение 10 лет. Физические лица и индивидуальные предприниматели, перешедшие на специальный налоговый режим (самозанятые), могут платить с доходов от самостоятельной деятельности налог по льготной ставке — 4 или 6%. Это позволяет легально вести бизнес и получать доход от подработок без рисков получения штрафа за незаконную предпринимательскую деятельность.

Какие выгоды для сторон?

Для анализа преимуществ  сотрудничества с «фрилансером», необходимо рассматривать ситуацию как со стороны «заказчика» (организации), так и со стороны «исполнителя» (физического лица без статуса или самозанятого):

• Для «заказчика» сотрудничать с самозанятым на первый взгляд выгоднее. В данном случае организация несет меньше расходов и ответственности, так как она не платит НДФЛ и прочие взносы. Но существуют риски, связанные с нарушением действующего законодательства:
  • нельзя привлекать к работе самозанятого - бывшего сотрудника, со дня увольнения которого не прошло двух лет, (а вот по ГПХ можно привлекать и бывших, и действующих работников, которые работают по трудовому соглашению);
  • действительность статуса самозанятого лучше проверять, так как он может прекратить деятельность в любое время, а после утраты статуса самозанятого за обычное физлицо организация должна будет платить НДФЛ, взносы, если она этого не сделает, ее ожидают штрафные санкции с доначислениями;
  • Лимит вознаграждения самозанятому не более 2,4 млн в год. Ограничение годовое, без привязки к месяцам. Это в пределах лимита, поэтому сохраняется право применять спецрежим. Счётчик обнуляется 1 января каждого года. При определении лимита учитываются доходы самозанятого от всех заказчиков. В случае сотрудничества с физическим лицом без статуса ограничений по доходу данного лица не существует.

• Если анализировать особенности со стороны «исполнителя» (физлица или самозанятого), то необходимо учитывать следующее:
  • Самозанятый самостоятельно платит налоги и несет ответственность, не получая больничных выплат;
  • Физлицо-внештатник (без статуса плательщика НПД) в случае болезни получит пособие, а период данной работы (в отличие от ситуации с самозанятым) засчитают в стаж.

Восемь признаков, по которым ФНС и Минтруда выявляют нарушения и подмену трудовых отношений

В июне 2024 года Минтруд оценил теневой сектор экономики в 9,6 млн. человек. Была поставлена задача уменьшить данный показатель на 30% к 2026 году. Это означает усиление контроля за самозанятыми с целью выявления фиктивных нарушения законодательства и переквалификации ГПХ договоров с самозанятыми на трудовые договоры.

1. Самозанятый сотрудничает только с одной организацией. 
2. Организация рассчитывается с самозанятыми в одну дату.
3. Самозанятый является бывшим сотрудником организации-заказчика.
4. В ГПХ договоре есть указания на явные трудовые функции.
5. Самозанятые активно интегрированы в рабочие процессы организации. 
6. В процессе сотрудничества организация-заказчик проводит постоянный контроль соответствия определенным условиям (например находится на территории организации или носит спецформу).
7. Самозанятый при выполнении работ использует оборудование или компьютеры организации.
8.  Самозанятый публично заявляет о себе как об участнике команды (например в соц.сетях) или активно участвует в корпортивной жизни заказчика. 

Вне зависимости от количества штатных и внештатных работников, любая организация должна ответственно подходить к работе с документами при работе с сотрудниками для исключения рисков при проверке трудовой инспекции. Ключевым преимуществом для любой организации будет применение специальной программы для формирования кадровых приказов, трудовых и ГПХ договоров, табелей и прочих документов воинского учета и документов по охране труда. В любой момент пользователь программы сможет за несколько секунд сформировать необходимый документ за прошлые периоды и вывести его на печать или построить необходимый отчет за период. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как всегда будет возможность заранее приготовить оригиналы документов. 

Скачать бесплатную версию программы для учета штатных и внештатных сотрудников.