Табель рабочего времени в "Отдел Кадров Плюс"

Скачать программу для формирования табеля и графика работ "Отдел Кадров Плюс"

Планирование и контроль рабочего времени персонала относится к одной из ключевых задач работодателя. От фактического отработанного времени сотрудников зависят затраты по заработной плате. Также учет рабочего времени позволяет оценить производительность труда организации.

Учет рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации.
В данный учет включены часы, в которые работники выполняют обязанности, предписанные должностными инструкциями и трудовыми договорами, а также внутренними локально-нормативными актами организации. Сверхурочная занятость также учитывается и оплачивается отдельно.  ТК РФ регулируют и продолжительность работы. По текущим нормативам она равняется 40 часам в неделю (Статья 91 ТК РФ).

Другими словами, учет времени сотрудника - это правило подсчета рабочих часов. Фактически отработанное время заносится в табель. Ведение табеля (формы Т-12 им Т-13) также регулируется законодательством как обязательное для всех организаций, независимо от вида деятельности и количества сотрудников.

В кадровом делопроизводстве выделяются  два понятия для учета рабочего времени:

• график работы (планируемый режим);
• график учета (табель) фактического рабочего времени за месяц или прочий отчетный период.

ВИДЫ ГРАФИКОВ РАБОТЫ

Планируемый график работы определяет режим рабочего времени сотрудников по следующим критериям:

• Длительность трудовой недели. Например, пятидневная рабочая неделя (5 будних дней и 2 выходных). Также может быть шестидневка (6 рабочих дней и 1 выходной). На практике также применяются гибкие (сменные) расписания.
• Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
• Начало и окончание исполнения сотрудником служебных обязанностей.
• Продолжительность и график перерывов.
• Количество смен (например в производстве).
• Выделение персонала с ненормированным режимом работы.

График работы необходимо формировать в каждой организации.  Если в организации принят единый режим рабочего времени (40-часовая пятидневная рабочая неделя), то можно не утверждать отдельные документы по графику работы.  Но для указанных ниже ситуаций, обязателен документированный учет графика работы:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

График работы прописывается в рамках трудового договора или должностной инструкции.

Выделяют следующие режимы рабочего времени:

• Нормированный. Пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Если сотрудник с таким графиком отработает сверхурочно, то дополнительное время необходимо оплатить. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
• Ненормированный. Применяется для сотрудников, которые могут работать в нестандартное рабочее время. Например, если работа предполагает задержки на рабочем месте, командировки или выходы в выходные дни. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не учитываются для оплаты. Но сотрудник получает 3-10 дней дополнительного оплачиваемого отпуска ежегодно к установленным законом 28 календарным дням.
• Гибкий график. Не существует официальных терминов «гибкий» или «свободный» график работы. В таком случае в трудовом договоре указывают определенное количество рабочих часов в неделю. На практике также встречаются трудовые договоры, где регламентируют время, в течение которого можно контактировать с сотрудником по телефону или мессенджеру. Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания рабочего периода. Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям.
• Сменный график. При таком варианте в трудовом договоре прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Составляется расписание смен до начала месяца. Ночные часы (с 22:00 до 6:00) учитываются в табеле отдельно для оплаты в двойном размере. Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
• Суммированный учет. Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год. Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки.
• Разделение дня на части. Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, в госучреждениях.

ВИДЫ УЧЕТА ФАКТИЧЕСКОГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (ТАБЕЛИ)

Каждая организация использует собственный вид учета рабочего времени исходя из особенностей своей деятельности. Для описанных выше графиков работы применяют следующие виды учета фактически отработанного времени:

• Поденный (каждодневная фиксация отработанных часов). Сочетается с нормированным графиком. В табеле фиксируется количество часов, отработанное сотрудник за день.  

• Понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели). Применятся для учета фактически отработанного времени в случаях с различной длительностью пребывания сотрудника на работе в разные дни.

Понедельный учет рабочего времени (как и поденный) применяются исходя из того, что в рабочей неделе 40 часов, но распределяться по дням они  могут по-разному. Необходимо подсчитать общее отработанное время в неделю. Если итог 40 часов недельной работы, то оплата по фиксированной ставке. Сверхурочные оплачиваются отдельно.

• Суммированный (учитывается рабочее время за определенный период).На практике встречаются следующие периоды учета:
  • месяц;
  • квартал;
  • год.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода. При суммированном учете времени работников с вредными условиями труда нельзя применять учетный период более трёх месяцев.  Общее количество отработанных часов фиксируется ежедневно, но общий итог подводится именно в конце выбранного промежутка. Подробнее о суммированном учете

На табель рабочего времени влияет  т.н. производственный календарь, составляемый ежегодно. Данный календарь учитывается государственные и профессиональные праздников, выходные и  укороченных предпраздничных дней. Также в табеле учитываются командировки, отпуска, больничные и прочие причины отсутствия сотрудников на работе.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата и прочие доплаты. В настоящее время (с 01.01.2013) не обязательно использование строгой унифицированной формы табеля. Можно применять свой вариант шаблона табеля, важно чтобы в нем содержались необходимые реквизиты для первичных документов (регулируется законом 402-ФЗ).

Существуют два унифицированных шаблона табелей: Т-12 и Т-13.  Главное отличие Т-12 от Т-13 в том, что первый документ предназначен для ручной фиксации рабочего времени сотрудников и в нем есть блок для расчета зарплаты.  Табель Т-13 можно заполнять в кадровых и бухгалтерских программах. Т-13 не содержит раздел расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Ведь в нем отражаются сведения не только об отработанном каждым сотрудником времени, но и о переработках, либо об имеющихся невыходах на работу, в том числе и по неуважительной причине. На основании этих данных руководство предприятия принимает решении о дополнительном материальном поощрении или депремировании работника.

Для бухгалтера же данный документ является основанием для правильного исчисления заработной платы работникам предприятия. В этом случае табель можно сравнить с актом выполненных работ, который подписывается по окончании работ с лицом, работающим на основании гражданско-правового договора. Табель учета рабочего времени также является своего рода актом, фиксирующим факт исполнения работником своих трудовых обязательств. Отсутствие табеля, либо его неправильное заполнение может послужить причиной того, что налоговый инспектор сочтет неправомерным начисление заработной платы и, как следствие, отнесение расходов по заработной плате на издержки, уменьшающие в соответствующем периоде налог на прибыль организаций.

Не обойтись без табеля и при формировании статистической отчетности по учету труда.

Существует две унифицированные формы, принятые для табеля учета рабочего времени — это форма Т-12 и форма Т-13. Предприятие имеет право самостоятельно выбрать одну из указанных форм. Однако в большинстве случаев все же используется форма Т-12, так как она представляет собой более универсальный вариант. Форму Т-13 предпочитают организации, имеющие автоматизированную контрольно-пропускную систему, фиксирующую время нахождения сотрудника в организации с помощью компьютера и индивидуальных пластиковых карт с чипом.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Обязанность ведения табеля учета рабочего времени, как правило, возлагается на работника кадровой службы, бухгалтера или руководителей структурных подразделений предприятия. В любом случае, данная обязанность должна быть возложена на сотрудника на основании приказа руководителя организаций или закреплена в его должностной инструкции и трудовом договоре.

Отражение в табеле сведений по ежедневному учету рабочего времени

В отличие от формы Т-13, состоящей из одного раздела, посвященного учету рабочего времени, табель формы Т-12 имеет два раздела: раздел 1, именуемый «Учет использования рабочего времени», и раздел 2, именуемый «Расчет с персоналом по оплате труда». В случае, если в организации учет рабочего времени и расчеты по заработной плате ведутся раздельно, раздел 2 можно исключить из табеля учета рабочего времени, заполняя только раздел 1, который будет являться самостоятельным документом.

Раздел 1 заполняется в течение всего месяца, при этом явки и неявки работников учитываются при помощи метода сплошной регистрации. То есть, в каждой ячейке, соответствующей определенному рабочему дню месяца, отражается присутствие или отсутствие сотрудника на рабочем месте. Каждое наименование затрат времени (работа в дневное или ночное время, основной или дополнительный отпуск, временная нетрудоспособность, прогулы, простои и прочее) имеет определенное условное обозначение согласно приложения к Положению о табельном учете. Перечень этих обозначений приведен на титульном листе табеля формы Т-12. Эти же обозначения используются и при составлении формы Т-13.
В конце месяца подсчитывается общее количество часов, отработанных и не отработанных каждым работником и отражается в специально отведенной графе табеля. Помимо этого, в табеле находят отражение и промежуточные итоги (сведения по отработанному времени в первой и второй половине текущего месяца).

Допускается при заполнении табеля не отражать в нем явки, фиксируя лишь отклонения от рабочего графика. В таком случае, при условии, что сотрудник отработал все положенные часы, в табеле будут заполнены только итоговые значения, а графы ежедневного учета рабочего времени останутся пустыми.

Составляется табель учета рабочего времени, как правило, в одном экземпляре, заверяется руководителем структурного подразделения и кадровиком, после чего передается в бухгалтерию.
Все отклонения от установленного рабочего времени фиксируются в табеле на основании подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством (заявлений, приказов, листков нетрудоспособности, справок).

Сведения о затратах рабочего времени каждого работника в зависимости от применяемой формы табеля отражаются:

• в двух строках граф 4 и 6 (форма Т-12);
• в четырех строках графы 4 (форма Т-13).

При этом верхняя строка этих граф предназначена для проставления условных обозначений по затратам рабочего времени, а нижняя отводится для указания времени (в часах и минутах), которое сотрудник отработал или не отработал (в зависимости от указанного условного обозначения) на каждую конкретную дату месяца. При возникшей необходимости число граф табеля можно увеличить. При отражении неявок к месту работы, которые подлежат учету в днях (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и прочее), заполняются лишь верхние сроки, предназначенные для условных обозначений этих неявок. Нижние строки, отражающие время, остаются пустыми.

Графы 5 и 7 табеля формы Т-12, предназначенные для подведения итогов, также состоят из двух строк на каждого работника. В верхней строке указывается количество отработанных смен (в днях), в нижней — количество отработанного времени (в часах).

В разделе 2 формы Т-12 единый для всех работников вид оплаты труда и соответствующий ему корреспондирующий счет прописываются в графах 18 — 22. Расчеты разных видов оплаты труда по каждому сотруднику и их корреспондирующие счета указываются в графах 18 — 34.

При использовании формы Т-13 организация заполняет:

• графу 9 и реквизиты над графами 7 — 9 при начислении заработной платы по одному виду оплаты труда (графы 7 и 8 в этом случае не заполняются);
• графы 7 — 9 при начислении заработной платы по нескольким видам оплаты и нескольким корреспондирующим счетам.

Бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13 может быть изготовлен с помощью компьютерной техники. При этом сразу могут быть заполнены данные справочников условно-постоянной информации предприятия. К таким данным относятся фамилия, имя, отчество сотрудника, его табельный номер, структурное подразделение и занимаемая должность.


Скачать программу для формирования табеля и графика работ "Отдел Кадров Плюс"