Программа добавлена в заказ
Для отправки заявки перейдите в раздел ЗАКАЗ
 
Спасибо!
За Вашим электронным адресом закреплена скидка 10%.
 



 

Личная карточка в "Отдел Кадров Плюс"





Для полного и всестороннего учёта персонала в организациях применяются личные карточки работников. На их основании формируется картотека личного состава. В зависимости от количества сотрудников, карточки располагаются в картотеке либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая - заполняются в процессе работы.

После отмены прежних Правил ведения трудовых книжек отпало обязательство для работодателей вести карточки Т-2 с сентября 2021 года. Ранее требовалось фиксировать все изменения по трудовой карточке в документы Т-2 и знакомить сотрудника под роспись с данной личной карточкой (Постановление Правительства 225 от 16.04.2004).  В настоящее время применяются Правила в соответствии с Постановлением правительства 320Н от 19.05.2021. В новых правилах нет информации об обязательности ведения личной карточки.

Смена правил не означает автоматически отказ от формы Т-2. Для отмены ведения личной карточки в организации необходимо издать соответствующий приказ о прекращении ведения Т-2 по работникам. Также обновляются все локально-нормативные акты с информацией по Т-2 (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об отпусках могут содержать сведения о ведении личных карточек). Организация обязана исполнять условия своих локальных нормативных актов (статья 22 ТК РФ), и если в них останется требование учитывать Т-2, то государственная инспекция труда может оштрафовать организацию, если она прекратила вести личные карточки (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если вы решили отказаться от ведения Т-2, то обязательно проверьте все свои локальные акты. Стоит отметить, что с обновленной редакцией локальных актов нужно обязательно знакомить сотрудников.

 

Личная карточка Т-2 продолжает учитываться в организациях

Как показывает статистика 2022-23 годов, многие специалисты отдела кадров продолжают учитывать личные карточки работников Т-2.  Некоторые кадровые специалисты видят следующие преимущества ведения форм Т-2:

  • В шаблоне личной карточки присутствует отдельный блок, который позволяет вносить сведения по отпускам. Это упрощает учет отпусков.
  • В карточке Т-2 хранится личные сведения по сотруднику, включая образование и квалификации. Также хранятся данные по семье и прочие сведения.
  • Бумажный вариант карточки Т-2 с подписью сотрудника можно применять как доказательства при спорах между работодателем и сотрудником (например, в случае возникновения разногласия о выполнении обязательств по отпускам). Хотя существующие подписанные приказы на отпуск с ознакомлением сотрудника также является подтверждением и без карточки Т-2.

 

Если организация продолжает вести личные карточки Т-2 в бумажном виде, то можно использовать Унифицированные формы личной карточки в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В государственных (муниципальных) учреждениях применяют отдельную форму Т-2ГС(МС).

Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2
Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2 для государственных (муниципальных) учреждений

На практике многие кадровые специалисты используют собственные измененные шаблоны личных карточек. Это разрешено с 2013 году, так как появилась возможность утверждать свои шаблоны личной карточки и прочих первичных документов (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от 06.12.2011).

В собственном варианте бланка личной карточки можно исключить разделы, которые в организации не заполняются, а также увеличить количество строк нужных разделов (напр., сведения об отпусках). Одновременно разрешается убрать реквизит «подпись работника» там, где подпись сейчас не требуется. Новая форма утверждается приказом работодателя, при этом надо указать, с какого числа будут применяться новые карточки. Прежние карточки Т-2 (до изменений) повторно переписывать в новом шаблоне не требуется.

Военный учет в личной карточке Т-2

Ранее требовалось заполнять сведения по воинскому учету в личных карточках Т-2( в соответствии с приказом Министра Обороны РФ от 18.07.2014 № 495). Раздел III Положения о воинском учете (постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.) говорит, что воинский учет граждан в организациях осуществляется по документам, перечень, формы, порядок хранения и заполнения которых устанавливаются Минобороны России.

В 2021 году постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 прекратило действовать с 01.09.2021, а новый Порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, не содержит требования дублировать записи в трудовой книжке в личной карточке и знакомить с ними работника под подпись.

В ноябре 2021 года вышел приказ Министра Обороны РФ, который утвердил новую форма карточки воинского учета, (приказ Министра Обороны РФ от 22.11.2021 № 700, вступил в силу с 08.01.2022).

 

Срок хранения личных карточек Т-2 и ответственность по ним

В соответствии с Приказом Росархива 236 от 20.12.2019 карточки Т-2 необходимо хранить 50 лет. Если сотрудник был уволен до 19.02.2020, то срок хранения 75 лет (ранее такой срок соответствовал  Приказу Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказу Главархива СССР от 15.08.1988).

За ошибки в Т-2, допущенные до отмены личных карточек, ранее могли оштрафовать только в течение года, то есть до 01.09.2022.  После отмены Правил 225 у отсутствуют основания для привлечения к ответственности. Вести или не вести Т-2 работодатель решает сам. Инспекции труда больше не контролируют правильность заполнение Т-2.

 

Учет личных карточек Т-2 в электронном виде

Работодатель самостоятельно принимает решение в каком формате вести личные карточки:

  • Бумажный формат
  • Учет в электронном виде

Роструд разрешает электронный учет Т-2. При этом существующие (прежние) личные карточки в бумажном виде необходимо перевести в архивное хранение.  При переходе на электронный формат учета личных карточек, рекомендуется в созданные ранее Т-2 в бумажном виде внести запись «Внесение записей в личную карточку не производится с «___» ____ 20___ г., в связи с переходом на электронный формат. Основание: приказ от …. № ….». Данную запись можно внести н в конце последнего листа Т-2.






Скачать программу "Отдел Кадров Плюс"

Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2
Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2 для государственных (муниципальных) учреждений

Заполнение формы личной карточки

Процесс заполнения и ведения карточек полностью возлагается на кадровую службу организации. На сегодняшний день существует масса программ, позволяющих сделать этот процесс простым и удобным.

Образец заполнения 
личной карточки работника
Законодательством строго не оговаривается в какой именно момент должна заводиться на сотрудника карточка. Оптимальный вариант - сразу после издания на него приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о его приеме должна одновременно дублироваться и в его личной карточке.

Для оформления и заполнения карточки применяются следующие документы: заключенный с работником трудовой договорприказ о приеме на работу; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в автобиографии).

В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

При заполнении формы № Т-2 необходимо указать коды, согласно общероссийским классификаторам: информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Рассмотрим подробнее лишь некоторых пункты унифицированной формы № Т-2, которые могут вызвать вопросы при заполнении.

На титульном листе, в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Раздел 1. Общие сведения
Пункт 5. "Знание иностранного языка" - предусмотрены следующие степени знания языка:  "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Пункт 8. "Стаж работы" - указывается стаж, рассчитанный исходя из записей в трудовой книжке.  

Раздел 2. Сведения о воинском учете
В случае если сотрудник является офицером запаса, информация для данного раздела берется из военного билета: 
Пункт 1. "Категория запаса" - на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.
Пункт 3. "Состав (профиль)" - записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 "Наименование профиля" третьей страницы военного билета.
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом б "ВУС №" третьей страницы военного билета).
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - заполняется исходя из записи пункта 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А - годные к военной службе, Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограниченно годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория "А".
Пункт 7. "Состоит на воинском учете:" (все данные в пункте оформляются простым карандашом) - строка "а" заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка "б" заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).

В случае, если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.
Пункт 2. "Воинское звание" - делается отметка "подлежит призыву".
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - делается запись на основании данных из "приписного свидетельства" гражданина (на 1 странице в разделе 1 "Общие сведения" после слова "признан”) в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).

Пункт 8 заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу
Все данные должны вносится в раздел на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также приказа (распоряжения) о переводе на другую работу и обязательно доводиться до сведения сотрудника под его роспись. 

Раздел 10. Дополнительные сведения
В данном разделе могут быть отражены сведения, позволяющие вести более полный учет работников (пример: "имеет водительское удостоверение категории В", "инвалид II группы" и т.п.).

Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2
Скачать шабоон (бланк) личной карточки Т-2 для государственных (муниципальных) учреждений


Скачать программу "Отдел Кадров Плюс"





Все обзоры




Скачать бесплатную версию


Новости
Обзоры


Скачать бесплатную версию











ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС - удобная программа для отдела кадров. Программа позволяет значительно повысить скорость работы отдела кадров. Эффект от использования программы в работе отдела кадров высок для предприятий с различной численностью сотрудников. Внедрение   программы существенно снижает время, необходимое на обработку     информации и оформление кадровых приказов и документов.
Есть множество программ, заявленных помочь работе отдела кадров. Некоторые из них вышли из бухгалтерских систем, другие из правовых юридических справочников. Но только ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС единственный программный продукт, который изначально создавался  для специалистов отдела кадров и воплотил в себе их пожелания.